회의 시간을 반으로 줄이는 기획 리뷰 노하우

기획자는 업무 특성상 본인이 구상한 기획안을 리뷰하고 서로의 협의를 이끌어내는 회의를 자주 진행하게 됩니다. 이때 모든 참석자가 내가 제시한 기획안에 동의해준다면 너무나 이상적이겠지만, 실제로 우리가 겪는 대부분의 기획 리뷰는 논쟁과 설전으로 가득합니다. 하루 종일 회의를 진행해도 명확한 답이 안 나오고 서로 지쳐갑니다.

그래서, 기획 리뷰가 길어지는 이유를 생각해봤고 다음과 같은 결론에 도달했습니다.

1. 기획자가 제시하는 기획안이 잘 납득되지 않는다.  
2. 나쁘지는 않지만 더 나은 방법이 있을 것 같다. 근데, 그게 뭔지는 잘 모르겠다.  
3. 디자인, 개발 단계에서 문제가 발생할 것으로 예측된다.

기획자가 제시한 방법이 최선이 아니라고 생각하기 때문에 서로 이견이 생기고 이 과정에서 논쟁이 발생합니다. 그렇지만 모두가 수긍하는 대안은 잘 도출되지 않습니다. 그 이유는 두 가지 관점에서 설명할 수 있습니다.

이성적인 관점에서는 기획자는 이미 여러 가지 상황을 미리 고려한 다음에  그중 최선이라고 생각하는 안을 제시한 것입니다. 따라서, 여러 주장에 대한 반박논리가 준비되어 있습니다.

감정적인 관점에서는 상대방에게 지기 싫다는 자존심 문제가 있습니다. 이 경우 상대방의 논리가 맞다고 하더라도 억지 고집을 피웁니다. 실제로 자주 발생하죠. 

어쨌든, 이유를 알았으니 해결책도 있습니다. 
제가 제시하는 방법은 논란이 예상되는 이슈 사항은 선택 가능한 문항으로  만들자!입니다. 

예시를 들기 위해 '회원가입 방식' 정책에 대해 고민 중이라고 가정하겠습니다. 회원가입 방식에는 여러 가지가 있지만 기획자는 일반적인 형태의 'ID 인증 방식'으로 기획하려고 합니다. 

이때, 일반적인 리뷰 현장에서는 다음과 같이 이야기합니다. 

OOO 프로젝트의 회원가입은 'ID 인증 방식'으로 진행하겠습니다. 
현재 오픈된 대다수의 서비스가 이러한 방식을 도입하고 있고, 사용자들도 이러한 프로세스가 익숙하기 때문입니다. 

이 경우, 회의 참석자들은 여러 생각을 떠올리게 됩니다. 남들이 다한다고 해서 ID 인증 방식이 최선인 걸까? 우리는 스마트폰 서비스만 제공하는데 주소록을 연동할 수 있는 폰 번호를 사용하는 게 더 효과적이지 않을까? 등등등. 그리고 여러 의문들을 제시하고, 서로의 의견이 안 맞으면 논쟁으로 이어지게 됩니다. 

여기서 리뷰 방법을 바꿔보겠습니다. 

먼저, 회원가입 방식에 대해 선택 가능한 Case를 나열하고 각각의 장단점을 정리합니다.

(모바일에서 잘 보일 수 있도록 이미지로 제작했지만, 실제 작업할 때는 표로 제작하는 것이 좋습니다)

위와같이 선택 가능한 Case를 나열한 다음 의사결정을 위한 판단기준을 설명합니다.

• 회원 가입 장벽은 최대한 낮아야 한다.
• 일관된 아이디 정책을 유지해서 사용자에게 혼란을 주지 않아야 한다.
• 플랫폼 확장이 유연해야 한다.

마지막으로 기획자가 원하는 안을 제시합니다.

• 1,2,3안 모두 장/단점이 있지만 저희 프로젝트는 향후 플랫폼 확장을 고려하고 있으므로 1안 'ID 인증 방식'으로 진행하는 것이 효과적이라고 생각합니다.

어떤가요. 전자보다 훨씬 설득력이 있지 않나요? 설사, 기획자가 제시한 1안이 선택되지 않는다고 하더라도 2안과 3 안중 하나를 선택할 수도 있으며, 1안과 2안을 결합한 절충안이 나올 수도 있습니다. 저의 경우 이러한 방법을 기획 리뷰에 적용하고 난 다음부터 제목 그대로 회의 시간을 반으로 줄일 수 있었습니다.

요약정리하면, 

선택 가능한 Case를 나열하고, 각각에 대한 장/단점을 정리한 다음, 내가 원하는 안을 제시하자! 가 핵심 포인트입니다. 리뷰를 진행하며 저와 같은 어려움을 겪어 보셨다면 실제 업무에 적용해 보시길 추천합니다.